Personeelsmanagement versus capaciteitsmanagement: wij leggen het uit

Personeelsmanagement versus capaciteitsmanagement

Van personeelszaken naar human resources en people and culture managers, de HR-termen vliegen je om de oren en de betekenissen verschillen net van elkaar. In deze blog leggen we de verschillen uit tussen personeelsmanagement en capaciteitsmanagement. Lees je verder?

De verschillen tussen personeelsmanagement en capaciteitsmanagement

Kort gezegd gaat personeelsmanagement over het managen van mensen op de werkvloer van begin tot eind. Capaciteitsmanagement focust op het juist inrichten van capaciteiten. Het is het slim plannen van personeel, apparatuur en faciliteiten.

Wat is personeelsmanagement?

Personeelsmanagement beheert het personeel. Vanaf het moment dat een vacature uitstaat tot aan het afscheid van de werknemers, is het personeelsmanagement betrokken. Het behoud van personeel is een belangrijk onderdeel van personeelsmanagement. Als personeelsmanager moet je werknemers tevreden houden, hen sturen op ontwikkeling en hen betrokken houden bij de bedrijfsdoelen. Personeelsmanagement omvat 3 niveaus.

1. Strategisch personeelsmanagement

Dit niveau richt zich op langetermijndoelen. Het draait om de vraag: hoe kunnen onze medewerkers bijdragen aan het behalen van onze organisatiedoelen? Dit geldt niet alleen voor het nu, maar juist ook voor de toekomst. 

Een langetermijndoelstelling vraagt bijvoorbeeld om skills die het personeel nu nog niet bezit. Bij strategisch personeelsmanagement ligt dan de taak om personeel om te scholen of nieuwe werknemers aan te nemen. Denk aan ontwikkeling in skills op het gebied van digitalisering, automatisering en robotisering.

2. Tactisch personeelsmanagement

Waar strategisch personeelsmanagement zich richt op het plan, gaat tactisch personeelsmanagement een stap verder. Het doel is om de organisatiedoelen te vertalen naar concrete HR-activiteiten. 

Tactisch personeelsmanagement geeft inzicht in de te verwachten situatie binnen een organisatie. Het is het onderdeel dat de brug slaat tussen strategisch en operationeel personeelsmanagement. Hier zetten organisaties de juiste mensen op de juiste plekken. Dat betekent dat mensen met de juiste skills bij de juiste opdracht zitten.

3. Operationeel personeelsmanagement

Het derde niveau is het dagelijkse beheer van HR-processen. Operationeel personeelsmanagement behandelt onderwerpen als loonadministratie, verlofregistratie en bijvoorbeeld ontwikkelings- of updategesprekken.

Functies van personeelsmanagement

Een belangrijke taak van het personeelsmanagement is dat personeel gelijke kansen krijgen. Of dit nu in de vorm van beloningen of opleidingen is, het personeelsmanagement moet ervoor zorgen dat er geen gap komt tussen de behoeftes van het personeel en het bedrijf. Binnen personeelsmanagement onderscheiden we 5 belangrijke functies.

1. Verwervingsfunctie

De verwervingsfunctie binnen personeelsmanagement bouwt de medewerkersdatabase op en onderhoudt deze. Hierbij bepaalt het team de benodigde vaardigheden en eigenschappen voor specifieke functies. Dit is het recruitmentproces waarbij sollicitatiegesprekken en ook assessments worden gehouden. De onboarding valt hier ook onder.

2. Ontwikkelingsfunctie

Deze functie houdt de ontwikkeling van alle medewerkers in. De taak van personeelsmanagement is om de trainingsprogramma’s in goede banen te leiden. Bijna elke werknemer heeft ambities om te groeien binnen de organisatie. Het personeelsmanagement monitort dit bij elke werknemer en stelt een loopbaanplanning op die past binnen de organisatorische doelen. 

3. Compensatiefunctie

Wanneer kandidaten solliciteren, willen ze niet alleen taken waar ze blij van worden, maar ook goede arbeidsvoorwaarden. Deze moeten overeenkomen met de energie en de moeite die een werknemer in zijn of haar werk steekt. Het personeelsmanagement analyseert en evalueert de lonen en het loonbeleid.

4. Onderhoudsfunctie

De belangrijkste taak van het personeelsmanagement bij de onderhoudsfunctie is of er een veilige werksfeer is. Dit houdt in dat de arbeidsomstandigheden continu geoptimaliseerd moeten worden. Bijvoorbeeld:

  • Bevorderen diversiteit en inclusie in de organisatie

  • Naleven van arbeidswetten en regelgeving

  • Coördineren van secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen

5. Integratiefunctie

Onderdeel zijn van HR betekent dat je schippert tussen personeel en management. Beide partijen wil je tevreden houden. Dat betekent dat personeelsmanagement de wensen zo naadloos mogelijk probeert te integreren. Dat is het overkoepelende doel van personeelsmanagement, want blije werknemers leidt tot hogere productiviteit.

Wat is capaciteitsmanagement?

Capaciteitsmanagement houdt zich bezig met de vragen als: wat is de workload en hoeveel personeel is daarvoor nodig of beschikbaar? Capaciteitsmanagement houdt rekening met zowel menselijke als materiële resources en is niet beperkt tot HR-processen. 

Wat is integraal capaciteitsmanagement?

Integraal capaciteitsmanagement omvat alle capaciteitsstromen binnen een organisatie. Niet alleen wordt er gekeken naar de inzet van personeel, maar ook naar de hoeveelheid benodigde materialen, financiële middelen en kennis. Je vindt integraal capaciteitsmanagement bijvoorbeeld vaak terug bij ziekenhuizen. Daar staat de zorg voor patiënten centraal en te weinig specialisten op de juiste plek verslechtert de zorg.

De voordelen van capaciteitsmanagement

Heb je je capaciteitsmanagement op orde? Dan biedt dat je bedrijf, je werknemers en je klanten voordelen.

1. Capaciteitsmanagement geeft sturing aan de organisatie

Capaciteitsmanagement helpt de organisatie zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en flexibel te reageren als vraag fluctueert. Het draagt bij aan het stroomlijnen van je bedrijfsprocessen. Doordat werknemers goed worden weggezet, blijven doelen overzichtelijk en haalbaar.

2. Capaciteitsmanagement stuurt vraag- en aanbodkant

Stel je voor: kerst komt eraan en jij verkoopt kerstpakketten. Dan weet je dat de aanvraag begint rond oktober. Je piekmoment ligt in het laatste kwartaal van het jaar. Op dat moment wil je zo veel mogelijk werknemers op de juiste plek hebben. Klopt je inzet niet? Dan komen kerstpakketten te laat aan, zijn ze niet compleet of zelfs vergeten te versturen. Het resultaat is ontevreden klanten. Je krijgt blije klanten met de kloppende efficiëntie door capaciteitsmanagement.

3. Capaciteitsmanagement zorgt voor een goede werkdruk

Als we het voorbeeld van het voordeel hierboven nog eens nemen, wat denk je dan wat er gebeurt met de werkdruk als er te weinig personeel is om de kerstpakketten te maken en versturen? Een keer overuren maken kan geen kwaad, maar te lang en te vaak resulteert in stressklachten en burn-out. Met capaciteitsmanagement lukt het iedereen zijn of haar taken af te ronden binnen een normaal tijdsbestek. Wat zorgt voor een hogere werktevredenheid.

Capaciteitsmanagement in 4 stappen

Nu weet je de theorie achter capaciteitsmanagement. Je implementeert dit in 4 stappen. Deze zetten we voor je op een rij. 


1. De analysefase

In de analysefase wordt in kaart gebracht welke vaardigheden er nodig zijn binnen de workforce. Ook wordt er een overzicht gemaakt van de hoeveelheid werk dat gedaan moet worden. Analyseer de vraag naar capaciteit en de beschikbare capaciteit om te bepalen waar de knelpunten liggen. Stel doelen op die die knelpunten oplossen.

2. De afstemmingsfase

In de tweede fase onderzoekt een capaciteitsmanager naar de ideale afstemming. Komt de beschikbare capaciteit overeen met de vraag? Of moet er geschoven worden met personeel? 

3. De planningsfase

In deze fase maakt de capaciteitsmanager een planning. Omdat capaciteitsmanagement vaak voor lange termijn is, bevat de planning een strategie. In de planning staat wie waar moet werken. Hierbij houdt het capaciteitsmanagement rekening met factoren die tijdens het maken van de planning onzeker zijn, denk aan verlof en uitval. Op deze manier is er altijd back-up en komen afdelingen niet met tekorten te zitten.

4. De terugkoppelingsfase

Een planning voor capaciteitsmanagement optimaliseer je constant. Wat zijn de resultaten van de vorige periode? Wat ging er toen goed en wat ging er mis? Hoe kunnen de storingen in de toekomst voorkomen worden? Het belangrijkste is dat er wordt bepaald of de doelstellingen op deze manier behaald zijn.

Hoe richt je capaciteitsmanagement in?

In de 4 fases van capaciteitsmanagement zie je een abstract plaatje van hoe capaciteitsmanagement eruitziet. Dit richt je verder in door ook het personeel te betrekken bij je plannen. Dat is een belangrijk onderdeel, aangezien zij het belangrijkst zijn. Het personeel moet begrijpen hoe ze kunnen bijdragen aan effectief capaciteitsmanagement.

Hoe komen we tot een accurate capaciteitsinschatting?

Allereerst bereken je de workload. Schat in hoeveel werk gedaan moet worden en hoeveel tijd en middelen hiervoor nodig zijn. Vervolgens analyseer je de beschikbare capaciteit en bepaal je of je genoeg mensen en apparatuur hebt voor alle taken. Om secuur te werk te gaan, zijn er capaciteitsmanagementtools, zoals:

De verschillen tussen personeelsmanagement en capaciteitsmanagement

We hebben de betekenis en implementatie van personeelsmanagement en capaciteitsmanagement uitgebreid uiteengezet. Samenvattend draait personeelsmanagement om het beheer van werknemers op alle niveaus, van werving tot vertrek. Capaciteitsmanagement richt zich op het effectief beheren van middelen en coördineren van vraag en aanbod.

Beide zijn essentieel voor soepele bedrijfsprocessen. Capaciteitsmanagement omvat stappen zoals analyse, afstemming, planning en terugkoppeling. Beide dragen bij aan organisatiedoelen en werknemerstevredenheid.


Onze aanpak

Bij Kayak Care zijn we toegewijd aan het empoweren van teams voor optimale prestaties en werknemerstevredenheid. Wij verbinden mensen en bedrijven en willen dat iedereen zich fijn voelt op de plek waar hij of zij werkt. Meer weten over ons?

Meer kennisblogs

Kayak image

Jelmer van Laar, Co-Founder Kayak Care

+31 (0)6 15 35 06 90 Whatsapp j.vanlaar@wearekayak.com

We vertellen je graag meer over hoe we bij Kayak werken en hoe we jou of jouw organisatie verder kunnen helpen.

© 2024 Kayak