Nieuw pensioenstelsel is grote administratieve uitdaging voor pensioenorganisaties

De oproep om de kwaliteit van je gegevens op orde te krijgen is niet nieuw, geeft Jacobs aan. ‘We vragen al een aantal jaren aandacht voor dit onderwerp. Met de komst van de Wet Toekomst Pensioenen, zoals de nieuwe pensioenregeling heet, is het echter van cruciaal belang dat de kwaliteit van de deelnemersgegevens op orde is. We werken met z'n allen toe naar het waarheidsmoment op uiterlijk 1 januari 2027 waarop we alle deelnemersgegevens gaan ‘invaren’. En dat kan maar één keer, dus het is van groot belang dat de gegevens van de pensioendeelnemers binnen de pensioenadministraties dan juist, volledig en voldoende reproduceerbaar zijn. Er is geen weg terug.’

Complexe administratie

Jacobs: ‘Het is niet realistisch om een 100 procent goede administratie te hebben, je zult altijd rekening moeten houden met een bepaalde foutmarge.’ Toch roept DNB de pensioenfondsen op verantwoordelijkheid voor dit onderwerp te nemen en voldoende waarborgen te treffen, zodat de kwaliteit van de pensioengegevens van hun deelnemers zo hoog mogelijk is. Dat blijkt nog niet zo eenvoudig te zijn. Een pensioen is aan veel mutaties onderhevig. Life events van deelnemers, zoals trouwen, kinderen krijgen, scheiden of (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken, spelen allemaal mee. Ook de wisseling van werkgever heeft gevolgen voor de opbouw van een pensioen. ‘Al die veranderingen in het leven van een pensioendeelnemer hebben een impact op diens loopbaan en dus de hoogte van de opbouw en uiteindelijk ook de uitkering. Dat is best complex, daar heb je een gedegen administratie voor nodig.’

Daarnaast is het databeheer door een pensioenfonds vaak complex georganiseerd, waarbij meerdere (soms reeds beëindigde) regelingen geadministreerd zijn over de hele levensloop van een deelnemer. Verder kunnen pensioenfondsen de pensioenadministratie bijvoorbeeld uitbesteden aan pensioenuitvoeringsorganisaties (puo’s). Dan ligt de administratie van de deelnemersgegevens niet bij één partij, maar bij meerdere partijen. Omdat er zo'n grote historie bijgehouden moet worden, gebruikt zo’n partij vaak verschillende systemen. ‘Soms is het legacy, soms is dat end user computing. Met dat laatste bedoel ik deelnemersgegevens die niet in een pensioenadministratiesysteem passen, maar die je wel moet verzamelen, en die je dan maar in een andere administratie onderbrengt, bijvoorbeeld in Excel. Dat zijn wel gegevens die van belang zijn om uiteindelijk het uit te keren pensioen te kunnen berekenen.’

‘Al deze factoren hebben impact op het bedrag waar een pensioendeelnemer uiteindelijk recht op heeft. En dat is van belang voor het invaarmoment op 1 januari 2027, omdat op die datum de persoonlijke pensioenaanspraken of pensioenaanspraken die uit een collectieve pot gefinancierd worden, worden ingevaren in een persoonlijke vermogensrekening voor iedere deelnemer. Die omzetting kan daarna niet meer ongedaan gemaakt worden. Dat betekent dat je maar één keer die transitie door kan als deelnemer, waarbij de pot pensioengeld contant wordt gemaakt. En dat moet goed zijn.’

Normenkader voor datakwaliteit

Al eind 2018 publiceerde DNB de good practice robuuste pensioenadministratie om pensioenfondsen en puo’s te helpen bij het beheer van pensioenadministraties. Daarnaast heeft de Pensioenfederatie samen met de sector en DNB een kader voor datakwaliteit opgesteld, dat op 13 oktober 2022 is gepubliceerd. ‘Het kader datakwaliteit is wat wij als toezichthouder ook kunnen hanteren bij het doen van onderzoek en waar we de pensioenfondsen een handreiking met goede voorbeelden geven welke stappen zij kunnen ondernemen om de kwaliteit van deelnemersgegevens te waarborgen voorafgaande aan het invaarmoment. Sterker nog, ook in de Wet Toekomst pensioenen is aangegeven dat de pensioenfondsen moeten kunnen aantonen dat datakwaliteit voor, tijdens en na de migratie voldoende op orde is’, licht Jacobs toe. ‘Bestuurders van pensioenfondsen geven aan dat ze datakwaliteit belangrijk vinden, maar het is nog niet bij ieder pensioenfonds geleid tot het uitvoeren van concrete stappen om vast te stellen dat de datakwaliteit ook daadwerkelijk op orde is.' 

Datakwaliteit is een weerbarstig onderwerp dat niet zomaar is op te lossen. Bovendien vergt het een flinke investering in tijd en in capaciteit om de kwaliteit van pensioengegevens inzichtelijk te maken en vervolgens ook voldoende op orde te krijgen en te houden. DNB deed de afgelopen jaren onderzoek naar de datakwaliteit van pensioenfondsen. Op basis van de resultaten uit deze onderzoeken kwam de toezichthouder met zes boodschappen voor de sector. Jacobs legt kort uit welke boodschappen dit zijn: ‘Ten eerste gaat het over het operationaliseren van het datakwaliteitsbeleid, hoe wordt het beleid uitgevoerd? Ten tweede het meten van data, hoe is het gesteld met de kwaliteit daarvan? De derde boodschap draait om het waarborgen van een juiste datacultuur binnen een organisatie. Fouten maken mag, maar maak ze wel inzichtelijk en zorg dat dit besproken wordt aan de bestuurstafel, zodat je erop kan anticiperen. Ten vierde adviseren we het reduceren van de complexiteit van de pensioencontracten. Kijk naar bestaande regelingen en beoordeel of je die complexiteit nu al kan reduceren. Dat maakt het invaarmoment straks efficiënter. De vijfde boodschap gaat over de technische kant van die complexiteitsreductie. Namelijk: krijg je die informatie wel goed in je systeemlandschap? Is je systeemlandschap voldoende wendbaar om deze grote verandering mogelijk te maken? Enorme migraties staan op stapel, maar ook aanzienlijke systeemontwikkelingstrajecten. Daarnaast is het van belang dat je puo en softwareleveranciers van pensioenadministratiesystemen klaar zijn voor deze migratie.’ Ook daar ligt een punt van zorg, aldus Jacobs. 

Jacobs vervolgt: ‘En dat moet wel op 1 januari 2027 klaar zijn. Sterker nog, zelfs eerder omdat de pensioenfondsen de stukken ook moeten aanleveren aan DNB voor beoordeling. Dus die tijdslijn zit ruim daarvoor. Ondanks dat het invaarmoment ver weg lijkt, gaat het om een complex speelveld waarin de tijd begint te dringen. De zesde en laatste boodschap, die draait om het moment van invaren. Zorg dat je op tijd kunt aantonen dat de pensioengegevens van jouw deelnemers, dus de kritische gegevens die je nodig hebt om de aanspraak van elke deelnemer te kunnen berekenen en vervolgens in te kunnen varen, juist, volledig en reproduceerbaar zijn.’

Toetsmomenten

Voorafgaand aan het invaarmoment dienen pensioenfondsen ook een externe accountant of IT-auditor te vragen om vast te stellen of datakwaliteit op orde is. Eigen werkzaamheden van het pensioenfonds en deze externe vaststelling vormen de basis voor besluitvorming van de pensioenfondsbestuurders of de datakwaliteit volstaat. Deze beoordeling is onderdeel van het implementatieplan dat het pensioenfondsbestuur bij DNB indient. 

Jacobs: ‘Onderdeel van het implementatieplan is tevens dat het pensioenfonds kan aantonen wat hun datakwaliteit is en of die voldoende op orde is, waar ik eerder naar refereerde. Maar ook dat het systeemlandschap voldoende wendbaar is, zodat die nieuwe administratie daadwerkelijk gevoerd kan worden. Onderdeel van het implementatieplan zijn de waarborgen voor de migratie zelf, oftewel de AO/IC-maatregelen: welke interne beheersingsmaatregelen/controles heb je op papier staan en voer je ook in praktijk uit om die migratie juist en volledig te laten verlopen? Even los van de juistheid en de volledigheid van de pensioengegevens, is er nog de juistheid en volledigheid van het overzetten, het migreren, het converteren van een systeem A naar een systeem B. Dan hebben we ook nog een beoordeling op bijvoorbeeld het invaarbesluit, dat zal tegelijkertijd met het implementatieplan voorgelegd worden aan DNB. Het aanleveren van al die verschillende stukken vergt een behoorlijke investering.’

Het advies dat Jacobs tot slot aan pensioenfondsen en puo’s wil meegeven: ‘De basis van de werkzaamheden om aan te tonen dat datakwaliteit van voldoende niveau is, is het uitvoeren van een goede risicoanalyse, waarin je de karakteristieken van het fonds, de regelingen, de deelnemers en hoeveelheid life events betrekt. Zorg ervoor dat je as we speak inzichtelijk hebt hoe je pensioenadministratie eruitziet, hoe je deelnemersportefeuille eruitziet en wat de kwaliteit van de gegevens is. Echt concreet inzichtelijk gemaakt. Dus welke gegevens zijn juist en volledig, waar zie je dat er nog delta’s zijn? Zodat je er nu op kan acteren en de juiste afspraken met eventuele puo's kan maken om problemen op te lossen.’