Receptioniste | Notariskantoor Amsterdam

Je dag begint voordat de eerste cliënt binnenloopt. Je zorgt dat de ontvangstruimte er strak bij ligt, de spreekkamers klaarstaan en de koffie klaar is. Kort daarna gaat de telefoon, een cliënt die zijn afspraak wil verzetten, een makelaar met een dringende vraag, een notaris die wil worden doorverbonden. Jij handelt het rustig en correct af.

Gedurende de dag ontvang je bezoekers, wijs je ze de weg en zorg je dat ze op de juiste plek terechtkomen. Je beheert de centrale mailbox, verwerkt inkomende en uitgaande post, houdt de vergaderzaalplanning bij en zorgt dat reproruimtes en kantoorartikelen altijd aangevuld zijn. Facilitaire taken pak je op zonder dat iemand je erop hoeft te wijzen, van een koeriersopdracht regelen tot signaleren dat iets anders moet.

Maar je rol gaat verder dan de dagelijkse gang van zaken. Je bent ook het aanspreekpunt voor collega's op de receptie. Je schakelt intern over verbeteringen in werkprocessen en signaleert knelpunten. Je ontvangt internationale cliënten met gemak in het Engels. Aan het einde van de dag sluit je netjes af. Morgen staat er weer een volle agenda.

Gastvrijheid zit bij jou van nature, het is geen instelling die je aanzet als je het pand binnenloopt, het is gewoon wie je bent. Je vindt het prettig om de spil van een kantoor te zijn: degene die overzicht houdt, snel schakelt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt zonder dat anderen er iets van merken. In een drukke ochtend met drie gelijktijdige afspraken en een rinkelde telefoon raak jij niet van slag.

Je communiceert helder en op de juiste toon naar cliënten, naar collega's en naar de notarissen om je heen. Je weet wanneer je zelf een knoop doorhakt en wanneer je opschaalt, en je begeleidt collega's op een manier die voelt als vanzelfsprekend.